Toutes les fonctionnalités de QualioForm : la liste complète et la logique derrière chacune

La plupart des pages « fonctionnalités » sont des listes de cases à cocher. On y apprend qu'un logiciel « gère les émargements » et « génère les conventions » — ce que fait à peu près tout le marché.

Ce qui distingue réellement deux logiciels, ce n'est pas la présence d'une fonctionnalité : c'est la règle métier qu'elle applique quand la situation se complique. Que se passe-t-il quand une convention part en retard ? Quand un apprenant d'entreprise doit être convoqué sans réécrire aux neuf autres ? Quand une question de questionnaire a changé de forme entre deux sessions et qu'on veut quand même comparer les réponses ?

Voici donc l'inventaire complet de QualioForm au 11 octobre 2026, et pour chaque point, la décision de conception qui va avec. Vous trouverez à la fin la liste des fonctionnalités inédites en cours de développement, comprises dans les plans Starter et Pro.

L'objectif : les 32 indicateurs, dans l'ordre où ils vous coûtent cher

Disons-le d'emblée, parce que c'est la question que se pose tout organisme qui compare deux logiciels : QualioForm vise la couverture de l'intégralité des indicateurs du Référentiel National Qualité. Pas un sous-ensemble confortable, pas seulement les pièces faciles à générer — les 32.

Cette couverture se construit dans un ordre, et l'ordre n'est pas arbitraire.

D'abord, ce qui se rejoue à chaque session. Un programme, une convention, une convocation, un émargement, une évaluation, un certificat — multipliés par le nombre de sessions dans l'année. C'est là que se perdent les journées, et c'est là qu'un audit trouve ses écarts, parce qu'une pièce oubliée sur quarante sessions finit toujours par sortir. Cette partie est aujourd'hui traitée de bout en bout.

Ensuite, ce qui s'écrit une fois et se tient dans la durée. Veille, réclamations, compétences de l'équipe pédagogique, référentiels de certification. Ces indicateurs ne se rejouent pas quarante fois par an, mais ils tombent en audit avec la même régularité, et un tableur les tient mal. Le registre de veille est le premier de cette famille à être livré : il couvre à lui seul quatre indicateurs. Les suivants sont en chantier, et la liste en est donnée plus bas.

Le tableau de couverture qui suit dit sans détour où en est chaque indicateur aujourd'hui. Nous le mettons à jour à chaque livraison.

1. Le compte et l'espace de travail

• Inscription avec nom d'organisme, prénom, nom, email et mot de passe
• Activation par email, avec renvoi possible du lien
• Mot de passe oublié : demande de réinitialisation, puis nouveau mot de passe par lien à usage unique
• Déconnexion avec réinitialisation complète de l'état de l'application
• Sur le plan Pro, trois comptes utilisateurs distincts dans le même organisme, connectés en même temps

Sur la sécurité des sessions, le choix technique est net : le jeton d'accès ne vit qu'en mémoire, jamais dans le stockage du navigateur, et le jeton de rafraîchissement est déposé dans un cookie inaccessible au JavaScript. Un script tiers injecté dans la page n'a donc rien à voler. Le rafraîchissement est automatique et silencieux : vous n'êtes pas déconnecté au milieu d'une saisie.

Pendant la création de votre espace, un écran d'attente explicite s'affiche jusqu'à ce que l'environnement soit prêt. Il ne vous laisse jamais entrer dans une application à moitié provisionnée pour vous y montrer des erreurs.

Données de démonstration. Un nouvel espace arrive pré-rempli de formations, sessions et formulaires d'exemple, tous marqués d'un badge « Démo ». Vous explorez l'outil complet dès la première minute, au lieu de découvrir une page blanche et un bouton « Créer ». Ces données sont identifiées comme telles dans le modèle, donc supprimables d'un geste et jamais confondues avec les vôtres.

2. La fiche de votre organisme

Tout ce qui est saisi ici alimente automatiquement vos documents officiels. On le remplit une fois.

• Identité légale : nom, email, SIRET, forme juridique (SARL, SAS, SASU, EURL, SA, SNC, SCS, entreprise individuelle, association, autre), numéro de déclaration d'activité et sa région, code APE
• Dirigeant : civilité, prénom, nom, email
• Coordonnées : téléphone, site web, adresse complète
• Logo, apposé sur tous les documents générés
• Avatar, affiché dans l'application
• Signature de l'organisme, tracée directement à l'écran au doigt ou à la souris, ou téléversée, puis apposée automatiquement sur les documents

Un indicateur de complétion vous dit ce qui manque encore pour produire des documents conformes. Il distingue les champs requis des champs optionnels, au lieu de vous afficher un pourcentage sans vous dire quoi faire.

3. Le catalogue de formations

Une formation est le modèle réutilisable d'où naissent les sessions. On la décrit une fois, on la planifie autant de fois qu'on veut.

Chaque fiche porte l'ensemble des informations que le référentiel attend :

Champ	Ce qu'il sert en audit
Titre, objectifs, description	Indicateurs 1 et 5
Public visé	Indicateurs 1 et 4
Prérequis et modalités d'admission	Indicateurs 1 et 4
Méthodes pédagogiques	Indicateur 6
Ressources pédagogiques et techniques	Indicateur 19
Supports remis aux apprenants	Indicateurs 6 et 19
Capacités développées	Indicateurs 5 et 11
Modalités d'évaluation	Indicateurs 6 et 11
Déroulé séquencé par journée, chaque item avec sa durée en minutes	Indicateurs 6 et 9

S'y ajoute la classification réglementaire nécessaire au bilan pédagogique et financier : type d'action (action de formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage), catégorie BPF (certification RNCP, certification RS, CQP non enregistré, autre formation professionnelle, bilan de compétences, accompagnement VAE), niveau RNCP et code NSF.

La duplication. Une variante — un autre niveau, une autre durée, une version intra — ne se ressaisit pas : vous dupliquez la formation, depuis sa fiche ou depuis la liste. La copie reprend tout le contenu pédagogique, le déroulé et la classification BPF, et laisse derrière elle ce qui appartient à l'original : ses sessions, ses programmes générés, ses prospects. Elle s'intitule « Titre (copie) », puis « (copie 2) », « (copie 3) » ; la copie d'une copie prend le rang suivant de l'original au lieu d'empiler les « (copie) (copie) ».

4. Les sessions et le planning

La planification par période

Vous ne saisissez pas vingt dates à la main pour une formation étalée sur deux mois. Vous décrivez la règle :

• date de début et date de fin ;
• jours de la semaine concernés ;
• modèle d'horaires quotidien (matin, après-midi) ;
• dates exclues.

Le planning complet est généré. Les week-ends et les jours fériés sont retirés automatiquement — c'est le genre de détail qui, oublié, produit une feuille d'émargement mentionnant un 1er mai et une question désagréable de l'auditeur.

La session porte aussi son lieu, son fuseau horaire, sa modalité (présentiel ou distanciel) et son formateur.

La consultation

Onglets sessions à venir et sessions passées, recherche par titre, badges de statut, compteur de participants. Une vue calendrier mensuelle où chaque session prend la couleur d'accent de sa formation, ce qui rend un mois chargé lisible d'un coup d'œil.

Dans la liste, chaque carte de session affiche le verdict de son dossier Qualiopi : vous savez laquelle demande une action sans en ouvrir aucune.

La fiche session est le poste de pilotage : planning détaillé, participants, pièces, dossier de conformité et récapitulatif financier au même endroit. Deux cartes en tête de page résument les inscriptions et les trois évaluations. La liste des participants est repliée, et chaque fiche s'ouvre à la demande — sur une session de vingt personnes, c'est ce qui garde la page lisible sur un téléphone.

5. Clients, prospects, participants et formateurs

Personnes et entreprises

Fiches personnes (particuliers ou salariés rattachés à une entreprise), fiches entreprises avec leurs salariés, et une page Clients à trois vues — Clients, Prospects, Devis — chacune avec son compteur. La vue Clients se remplit d'elle-même à partir de vos inscriptions, et chaque client a sa fiche détaillée : historique des formations, messages envoyés, coordonnées, intérêts et devis.

Depuis une fiche client, vous envoyez un email sortant : objet, corps, destinataires choisis parmi les contacts, copie, copie cachée, pièces jointes, et un mode test pour vous l'envoyer à vous d'abord. Les personnes qui se sont désinscrites sont exclues automatiquement de l'envoi, et l'application vous dit lesquelles ont été écartées plutôt que de faire disparaître le problème en silence. Une page publique confirme la désinscription à la personne qui l'a demandée.

Prospects et devis

Un prospect est une entreprise ou un particulier intéressé par l'une de vos formations — ou par aucune encore : « Formation à définir » est une réponse admise. Vous notez l'intérêt, une remarque, et la personne est créée au passage si elle n'était pas dans votre répertoire. L'intérêt se modifie ou se retire depuis sa page ; modifié, il garde sa date et sa place dans la liste.

Depuis un prospect ou une fiche client, vous émettez un devis déjà adressé — et, depuis un prospect, déjà rempli avec la formation souhaitée :

• destinataire entreprise ou particulier, désignation, nombre d'apprenants, durée, période, lieu et modalité ;
• prix unitaire, remise, frais nommés et TVA (20 % proposés par défaut), avec la même arithmétique que la convention ;
• conditions de paiement, commentaire, date de validité, et un encart « Bon pour accord » portant la signature de l'organisme ;
• modification, téléchargement (le PDF porte le numéro du devis dans son nom), suppression, et un badge Expiré dès le lendemain de la date de validité ;
• envoi par email depuis la page du devis, PDF joint, avec un mode test et la date d'envoi conservée ;
• signature par votre client, en ligne ou à la main.

La signature d'un devis. Sur les plans Starter et Pro, le devis part en signature électronique : vous pouvez d'abord l'envoyer pour relecture, PDF non signé en pièce jointe, puis l'envoyer à signer. L'exemplaire à signer part par lien de signature, jamais en pièce jointe. Avant de confirmer, la fenêtre rappelle qui recevra le lien et à quelle adresse — pour une entreprise, son contact est proposé comme signataire et vous pouvez en saisir un autre — et l'envoi se retient si une adresse manque. Une carte de suivi dit ensuite où en est votre client et jusqu'à quand la signature est attendue ; en cas de refus ou d'échéance dépassée, vous relancez une signature. Une fois le devis signé, vous téléchargez l'exemplaire signé et son dossier de preuve.

Sans signature électronique, ou si votre client préfère le papier, le devis s'imprime pour une signature manuscrite : vous importez l'exemplaire signé, avec le jour de la signature, et il est rangé avec le devis.

Cinq décisions de conception :

Un numéro ne se réutilise jamais. Les devis sont numérotés D-AAAA-NNNN, en séquence par organisme et par année. Un devis supprimé garde son numéro : le suivant ne vient pas boucher le trou, parce qu'une numérotation qui se réécrit ne prouve plus rien.

Le devis porte son propre objectif. À l'émission, l'objectif de la formation est recopié sur le devis, une fois. Reformuler ensuite la fiche du catalogue ne modifie aucun devis déjà émis ou envoyé. Et vous pouvez personnaliser cet objectif pour un client donné, depuis la page du devis, sans toucher au reste.

Seul le client signe. Un devis est une offre que votre organisme a émise : il est engagé par le fait de l'avoir émise, et c'est l'acceptation du client qui forme le contrat. Le devis ne part donc en signature qu'à un seul signataire, et ne consomme qu'une signature de votre quota, là où une convention en consomme deux. Le bloc « Bon pour accord » n'imprime que les lignes qui seront réellement remplies : sur un devis signé en ligne, ni « Date » ni « Nom », puisque la cérémonie de signature et son dossier de preuve les portent déjà.

Un devis modifié n'est plus signé. Corriger un devis signé, ou reformuler son objectif, efface sa signature et rouvre les envois : les parties avaient signé un document que le devis n'est plus. La règle vaut jusque dans le cas limite — une signature qui aboutit sur un devis modifié entre-temps est archivée, mais le devis reste non signé.

Un devis répond à une demande, ce n'est pas de la prospection. L'envoi d'un devis ne passe donc pas par le filtre de désinscription des emails sortants : une personne qui a refusé vos campagnes peut toujours recevoir le devis qu'elle vous a demandé.

Participants d'une session

Une même session accueille des participations individuelles et des participations entreprise, ce qui est la réalité de l'inter-entreprises. Une participation entreprise regroupe plusieurs salariés sous un tarif négocié unique, avec une convention adressée à l'entreprise, tout en conservant le suivi individuel de chaque salarié pour les évaluations et les certificats.

Chaque participation porte le statut du stagiaire — salarié du privé via son employeur, apprenti, demandeur d'emploi, particulier à titre individuel, autre — qui est exactement la ventilation attendue au BPF. Poste, adresse et commentaire libre complètent la fiche. Le statut de la participation elle-même est en attente, confirmée ou annulée.

Formateurs

• Formateurs internes ou externes, rattachés ou non à une entreprise
• Affectation aux sessions, chaque formateur accédant à ses propres formations
• Historique d'activité par année sur la fiche : nombre de sessions animées, participants entreprise, participants individuels
• Compteurs de sessions totales, à venir, passées, non datées
• Archivage d'un formateur qui ne travaille plus avec vous

L'historique par année n'est pas un gadget de tableau de bord : c'est la pièce que l'on montre à l'indicateur 21 pour établir l'expérience réelle d'un intervenant.

6. Le formulaire d'inscription public

Vous publiez un lien d'inscription, et les candidats choisissent leur session dans une liste.

La subtilité est dans le contrôle : chaque session décide si elle apparaît dans cette liste. Une session intra-entreprise, une session complète ou une session confidentielle reste dans votre planning sans jamais être proposée au public. C'est un réglage par session, pas un réglage global qu'il faudrait basculer avant chaque publication en espérant ne pas l'oublier.

Côté réponses, l'application vous dit par quel chemin une inscription est arrivée : formulaire public, ou saisie par vos soins.

7. Les documents générés

Document	Portée	Ce que vous pouvez en faire
Programme de formation	Session	Générer, récupérer
Convention de formation (entreprise) ou contrat de formation (particulier)	Participation	Générer, envoyer par email, envoyer en signature électronique, importer une version signée hors QualioForm, récupérer le signé et son dossier de preuve
Devis	Prospect ou client	Émettre, modifier, personnaliser l'objectif, envoyer par email, envoyer en signature électronique, importer une version signée à la main, récupérer le signé et son dossier de preuve
Convocation	Participation	Envoyer par email
Feuille d'émargement	Session	Générer, envoyer les invitations à signer, récupérer la version signée, importer une version signée sur papier, archiver
Certificat de réalisation	Apprenant	Générer avec niveau d'acquis, envoyer par email, récupérer
Annexe de preuve d'émargement	Session	Récupérer
Bilan pédagogique et financier	Organisme	Générer sur un exercice daté

Le bon document est choisi selon la nature du participant : convention pour une entreprise, contrat pour un particulier. Vous n'avez pas à connaître la règle, ni à vous tromper dessus — nous l'avons détaillée dans convention ou contrat de formation.

Trois détails qui comptent au quotidien :

L'import du signé. Un client vous renvoie une convention signée par voie postale ou depuis son propre outil de signature ? Vous la déposez dans QualioForm, et le dossier de conformité la reconnaît comme signée. Un logiciel qui ne sait recevoir que ses propres documents force l'organisme à tenir deux dossiers en parallèle, ce qui est précisément la situation qu'on cherche à quitter. Il en va de même pour une feuille d'émargement signée ailleurs : déposée, elle vaut preuve à elle seule, sans qu'il faille d'abord générer une feuille dans QualioForm. Et dans l'autre sens, une convention prévue pour une signature manuscrite se régénère pour la signature électronique si le client change d'avis.

L'archivage de la feuille d'émargement. Archiver produit une pièce datée, référencée et jamais écrasée. Archiver à nouveau dépose une nouvelle pièce à côté de la précédente, avec sa date de dépôt, son nom de fichier et son empreinte SHA-256. Rien ne remplace rien : l'historique d'un document de preuve reste intégralement lisible.

Un document refusé dit qui compléter. Une convention ou un certificat ne se génère pas sur des informations incomplètes. Quand c'est le cas, la fenêtre « Informations manquantes » nomme chaque apprenant concerné et ce qui lui manque, au lieu de s'arrêter au premier, et ouvre son formulaire sur place : vous complétez, vous revenez à la liste, vous relancez. Elle distingue aussi ce qui manque à un particulier, à un apprenant ou à l'entreprise, pour ne pas vous envoyer corriger la mauvaise fiche.

8. L'émargement électronique, et sa chaîne d'empreintes

C'est la fonctionnalité la plus travaillée du produit, parce que la feuille d'émargement est la pièce qui fait tomber le plus d'organismes en audit.

Chaque apprenant et le formateur signent depuis leur propre téléphone, via un lien public. Pas de compte à créer, pas d'application à installer.

Pour chaque signature, QualioForm conserve :

• l'horodatage ;
• l'adresse IP et le navigateur du signataire ;
• l'empreinte SHA-256 du tracé lui-même ;
• l'empreinte de la signature précédente dans le créneau.

Ce dernier point est la clé. Chaque signature s'enchaîne à la précédente : retirer, remplacer ou réordonner une signature rompt la chaîne, et la rupture est visible. Une annexe de preuve imprime, pour chaque créneau, la ligne complète de chaque signature avec ses trois empreintes — de quoi permettre à un contrôleur de refaire le calcul lui-même.

Le suivi est fait à deux niveaux : par signataire (date d'envoi de l'invitation, nombre de créneaux signés, dernière signature) et par session (créneaux, signatures attendues, signatures recueillies).

La relance, signataire par signataire. Depuis le détail des signatures, vous relancez la personne en retard, et elle seule. Son email reprend son lien personnel et lui dit où elle en est, créneau par créneau : signé, à signer, à venir. Un apprenant inscrit après l'envoi initial reçoit à la place son invitation, qu'il n'avait jamais eue. La date de la dernière relance s'affiche sur sa ligne, et le formateur de la session en reçoit une copie cachée : il sait qui a été relancé avant d'entrer en salle. Un signataire sans adresse email ne peut pas être relancé, et l'écran dit pourquoi.

Détail qui a sa raison d'être : une campagne d'émargement n'est jamais déclarée complète si aucune signature n'était attendue. « 0 sur 0 » ne vaut pas conformité, et l'application refuse d'afficher un vert qui ne veut rien dire.

9. La signature électronique à distance des devis, conventions et contrats

Distincte de l'émargement, et pour un usage différent : faire signer un devis, une convention ou un contrat à quelqu'un qui n'est pas devant vous.

• Conforme au règlement eIDAS, opérée par le prestataire YouTrust (nouveau nom de Yousign)
• Aucun compte à créer côté signataire : chaque partie reçoit son lien par email
• Identité confirmée par code à usage unique reçu par email
• Récupération du document signé et de son dossier de preuve
• Suivi de la cérémonie : statut, nombre de signataires ayant signé sur le total, date d'ouverture, date d'expiration, et le cas échéant le motif et la date d'un refus

Un refus de signature est affiché avec sa raison, pas effacé. C'est une information dont vous avez besoin pour rappeler le client, et une trace dont vous aurez besoin si la session ne se fait pas.

L'application distingue par ailleurs une signature manuscrite d'une signature électronique dans ses données : les deux mènent à une convention signée, mais elles ne se prouvent pas de la même façon, et le dossier ne les confond pas.

Le quota se compte en signataires, pas en documents. C'est ainsi que le prestataire facture, et nous comptons de la même façon plutôt que d'afficher une unité plus flatteuse : une convention ou un contrat, signé par votre organisme et par votre client, consomme deux signatures ; un devis, signé par le client seul, en consomme une. L'envoi annonce ce qu'il va consommer avant que vous confirmiez, et il n'est accepté que si tous les signataires tiennent dans ce qu'il vous reste. Rien n'est décompté pour un envoi refusé.

À court de signatures, vous n'êtes pas bloqué. Si ni le quota du mois ni vos packs ne suffisent, la fenêtre « Vous avez utilisé toutes vos signatures » propose l'achat d'un pack sur place et vous ramène au document après le paiement. L'envoi ne repart jamais de lui-même : c'est vous qui le relancez, pour qu'aucune demande de signature ne parte sans que vous l'ayez décidé.

10. Formulaires, évaluations et statistiques

Le constructeur

Formulaires organisés en sections contenant des questions. Six formes de réponse : texte court, texte long, oui/non, choix unique, choix multiple, échelle de notation.

• Réorganisation des questions et des sections par glissement, y compris sur téléphone
• Commentaire libre facultatif sous une question fermée, pour recueillir la nuance qu'une note sur cinq ne dit pas
• Prévisualisation : vous regardez votre formulaire tel que l'apprenant le verra, sans y répondre et sans polluer vos réponses
• Lien de partage public, collecte optionnelle du nom et de l'email
• Compteur de réponses et date de la dernière réponse ; la carte d'un formulaire mène directement à ses réponses et à leur synthèse
• Duplication d'un formulaire, depuis la liste ou l'éditeur, après confirmation : la copie reprend sections et questions, pas les réponses, et ouvre sa propre lignée statistique — les réponses de la copie ne sont jamais lues avec celles de l'original
• Notification à chaque réponse : un email nomme le formulaire et le répondant, avec un lien vers la réponse. Une évaluation préalable ou à chaud, ou un questionnaire rattaché à une session, prévient le formateur de cette session ; une inscription ou une évaluation à froid prévient l'organisme

Les cinq usages

Type	Ce qu'il sert
Inscription	Recueil des candidatures
Pré-évaluation	Positionnement et analyse du besoin à l'entrée — indicateurs 4 et 8
Évaluation à chaud	Appréciation en fin de formation — indicateur 30
Évaluation à froid	Effets de la formation à distance — indicateur 30
Quiz sur mesure	Vérification des acquis, usage libre

L'évaluation à froid peut être envoyée jusqu'à 13 mois après la session. La fenêtre est volontairement large, parce que la pratique du secteur situe cette mesure entre trois et six mois, et qu'un logiciel qui refermerait la porte à 90 jours vous priverait d'une preuve encore parfaitement recevable.

Chaque apprenant reçoit son propre lien nominatif. La réponse est donc rattachée à la bonne personne et à la bonne session sans que l'apprenant ait à se nommer, et une réponse arrivée hors de toute invitation est refusée. C'est ce qui permet au dossier de conformité de compter les évaluations apprenant par apprenant, au lieu de vous annoncer « 7 réponses » sans vous dire qui manque.

L'évaluation à chaud part à toute la session en un geste, et l'envoi rend compte de ce qu'il a fait. Un apprenant sans adresse email est mis de côté et signalé, sans faire échouer l'envoi des autres. Un envoi interrompu dit qui il avait déjà servi. Une ligne d'entreprise n'envoie le questionnaire qu'aux salariés qui ne l'ont pas encore reçu. Et une évaluation ne part pas tant qu'aucun questionnaire n'a été désigné.

Les statistiques d'un questionnaire

L'écran de statistiques lit un questionnaire à travers ses réponses : distribution par réponse, moyenne des notes, nombre de non-réponses, verbatims.

Trois décisions de conception y méritent d'être expliquées.

Le seuil de significativité. En dessous de trois réponses, une moyenne est affichée avec une réserve explicite. Et si aucune question du questionnaire n'atteint le seuil, la réserve est dite une fois pour le questionnaire entier, au lieu d'être répétée sous chaque graphique jusqu'à ne plus être lue.

La lignée d'une question. Vous modifiez une question entre deux sessions — vous passez une échelle de 1 à 5 en 1 à 10, par exemple. Les anciennes réponses ne disparaissent pas et ne sont pas mélangées de force aux nouvelles : elles restent rattachées à la même question, présentées sous son intitulé actuel, et un score comparable permet de suivre l'évolution malgré le changement d'échelle. C'est ce qui rend un taux de satisfaction pluriannuel honnête.

Les verbatims attribués. Chaque réponse en mots est affichée avec sa date, l'auteur quand le questionnaire est nominatif, et un lien vers la réponse complète. Une recherche filtre par texte ou par nom — parce que devant un verbatim, on cherche presque toujours la personne. Quand le questionnaire a été rempli anonymement, l'écran dit l'anonymat plutôt que d'inventer un pseudonyme.

11. Les emails

Depuis la fiche session, chaque envoi est à un clic : convocation, convention, pré-évaluation, évaluation à chaud, évaluation à froid, certificat, ou email libre.

• Modèles personnalisables, avec variables remplies automatiquement, un type par usage — dont un type Devis, qui ne propose que les variables qu'un devis sait remplir
• Composition d'un email sur mesure pour une session donnée
• Horodatage de chaque envoi, apprenant par apprenant
• Accusé du serveur de messagerie conservé pour chaque email : un message réellement parti se distingue d'un message qui n'a jamais quitté l'application

Quatre raffinements issus de l'usage réel :

Chacun est appelé par son prénom. Un envoi groupé produit un message nominatif par destinataire, pas un « Bonjour à tous » avec dix adresses en clair.

Les réponses arrivent à celui qui anime. Convocations, évaluations préalables et à chaud, emails libres : quand la session a un formateur, l'email est signé de son nom et la réponse de l'apprenant lui parvient directement. Sans formateur, ou sans adresse connue, elle revient à l'organisme. Conventions, certificats et évaluations à froid restent signés par l'organisme, qui en est l'auteur.

Une entreprise se convoque sans réécrire aux autres. Vous pouvez convoquer un salarié d'une participation entreprise seul, sans renvoyer le message aux neuf collègues déjà convoqués. À l'inverse, un envoi au niveau de l'entreprise horodate chacun de ses salariés, pour que le dossier sache qui a été convoqué.

Une seule copie pour les personnes en copie. Quand un envoi produit dix messages nominatifs, la personne mise en copie reçoit un seul récapitulatif à la fin, et non dix emails. Le responsable formation du client reste informé sans que sa boîte soit saturée, et l'organisme est lui-même en copie de ce récapitulatif : il garde la trace de ce qui a été dit, et à qui. Les envois d'évaluation, eux, ne mettent personne en copie : un questionnaire est nominatif, il n'a pas à circuler.

12. Le dossier de conformité Qualiopi, session par session

C'est la fonctionnalité structurante du produit, et celle qui justifie le mieux la formule « bien pensé ».

Chaque session tient son propre dossier de preuves, rangé dans la chronologie réelle des événements Qualiopi :

programme → pré-évaluation envoyée → pré-évaluations complétées →
conventions envoyées → conventions signées → convocations envoyées →
émargement → évaluation à chaud envoyée → à chaud complétées →
certificats envoyés → évaluation à froid

Trois phases, une seule source

Le dossier sait si la session est avant, pendant ou après, et cette réponse est calculée à un seul endroit. Le badge de statut de la session et le dossier de conformité en dérivent tous les deux : ils ne peuvent pas se contredire, ce qui est la première cause de perte de confiance dans un outil de conformité.

Ce jugement est rendu par le serveur, pas par l'écran qui l'affiche : la carte d'une session dans la liste, sa fiche et son dossier lisent le même verdict, relu après chaque geste. Le dossier donne aussi son avancement par phase — « Avant 2/4 » — en comptant des preuves, pas des étapes : une preuve qui ne concerne personne sort du compte, au lieu de le gonfler.

Ce que vous devez faire, ce que vous attendez

Chaque élément est attribué : ce qui dépend de vous, et ce que vous attendez d'un apprenant. L'écran les entrelace dans l'ordre chronologique réel, indépendamment du responsable — parce que votre journée suit la chronologie, pas l'organigramme.

La distinction va plus loin qu'il n'y paraît. Le dossier fait la différence entre ce qui manque et ce qui est attendu : on n'attend une signature que de celui à qui la convention est effectivement partie, une réponse que de celui à qui le questionnaire a été envoyé. Une même absence n'est donc jamais comptée deux fois, une fois dans « à produire » et une fois dans « en attente ».

Cinq états, dont un que les autres outils n'ont pas

État	Sens
Fait	Preuve collectée
En retard	Attendue, manquante, encore collectable
À venir	Le moment n'est pas venu
Non collectable	La fenêtre s'est refermée
Non applicable	Sans objet pour cette session

Les fenêtres de collecte sont la partie la plus fine du raisonnement. La plupart des preuves restent collectables indéfiniment : une convention signée en retard reste une convention signée, un certificat produit après coup prouve toujours ce qu'il a à prouver.

Trois pièces font exception, et se referment à la fin de la formation :

• la pré-évaluation, qui mesure un niveau d'entrée ;
• la convocation, qui appelle à une formation ;
• l'envoi de la convention, parce qu'un contrat proposé une fois la formation terminée ne propose plus rien.

Passé ce délai, le dossier cesse de les réclamer et enregistre l'écart. Il ne vous met pas une tâche impossible dans votre liste d'actions pendant six mois : il vous dit qu'il y a un écart à justifier devant l'auditeur, ce qui est la seule chose utile à ce stade.

Nuance qui montre la précision du modèle : la fenêtre qui se ferme est celle de l'envoi de la convention, pas celle de la signature d'une convention déjà partie. Une convention envoyée à temps et signée au retour — en retard, comme cela arrive souvent — est une signature valide sur un engagement valide. Le dossier continue de la réclamer aussi longtemps qu'elle peut arriver.

L'inverse est tout aussi net : une convention jamais envoyée avant la fin de la formation ne peut plus être signée non plus. Sa signature se referme avec son envoi, et la session affiche un écart à justifier — pas une « action requise » sans aucune action possible derrière.

Le verdict

Verdict	Affichage
Complet	Prêt pour l'audit
À jour	Rien ne manque à cette étape
Action requise	n action(s) à faire
Écart	À justifier en audit
Vide	Aucun apprenant

Quand rien ne manque, le dossier le dit dans un bandeau, plutôt que de vous laisser parcourir une liste pour le déduire : bleu tant que des pièces viendront plus tard — « Dossier en ordre pour l'instant, 3 pièces viendront plus tard » —, vert quand tout est là. Les pièces à venir ne sont pas nommées d'emblée, pour ne pas vous faire chercher ce qui ne manque pas encore ; « Voir lesquelles » les déplie, nommées selon qui est inscrit : « contrat de formation » pour un particulier, « convention » pour une entreprise.

Pour chaque preuve manquante, le dossier nomme les personnes concernées — l'apprenant, ou l'entreprise — et vous mène directement à elles. Et quand la pièce manque à une personne plutôt qu'au contrat qui l'amène, c'est bien l'apprenant qui est nommé, pas la société qui l'héberge.

Enfin, un principe simple qui change tout : seul l'envoi effectif compte. Générer un PDF ne fait pas avancer le dossier. Un auditeur ne vous demande pas si vous avez produit une convocation, il vous demande si l'apprenant l'a reçue.

13. Le registre de veille

C'est le premier ajout hors du cycle « une preuve par session ». Il ouvre la seconde moitié du chantier : les indicateurs 23 à 26 tombent en audit avec une régularité pénible, et ce qu'ils demandent n'est pas un document, c'est une trace régulière et datée. Un tableur ne le fait pas bien.

Le registre couvre les quatre veilles exigées :

Nature	Indicateur
Réglementaire	23
Métiers et compétences	24
Innovations pédagogiques	25
Handicap	26

Chaque entrée porte un titre, une source, un lien facultatif, une date de revue et surtout un enseignement tiré — la phrase qui dit ce que vous en avez fait. C'est elle que l'auditeur lit ; le reste n'est que le lien.

Trois choix de conception :

La fraîcheur est calculée. Une nature dont la revue la plus récente a plus de douze mois est signalée comme périmée, et une nature jamais ouverte est affichée à zéro plutôt que masquée. Une case vide est exactement la non-conformité qu'il faut voir, pas un cas à cacher pour faire joli.

Un catalogue de sources amorce le registre. Légifrance, Centre Inffo, Agefiph, Cap Emploi, Ressource Handicap Formation, FIPHFP et d'autres sont proposés, classés par nature. Vous activez une suggestion en un geste.

Mais l'enseignement, jamais. Activer une suggestion pré-remplit tout — sauf ce que vous en avez retenu. Ce champ n'existe même pas dans le type de données d'une suggestion : un enseignement écrit par le logiciel serait un faux en écriture, et la conception rend ce faux impossible à produire. La veille est à vous ; nous vous épargnons seulement la recherche des adresses.

14. Financement, tarification et pilotage

Le financement, par participation

• Mode : tiers payant total, hybride, autofinancé
• Organisme financeur avec sa catégorie : OPCO, FAF, organisme public, autre
• Montant pris en charge, numéro de dossier
• Calcul automatique du reste à charge de l'entreprise

La tarification

Prix unitaire, remise en pourcentage ou en montant, TVA, et des frais additionnels nommés (déplacement, location de salle, support imprimé), eux aussi en pourcentage ou en montant. Totaux HT, TTC et montant de TVA au niveau de la session, avec ventilation par participation.

Le tableau de bord

Chiffre d'affaires total, individuel et entreprise, moyenne mensuelle. Sessions totales, à venir, terminées. Participants individuels, entreprises, salariés d'entreprise. Ventilation mensuelle, sélection de période au mois ou à l'année, graphiques de statuts de sessions, de répartition des participants et de distribution du chiffre d'affaires.

Tant que votre profil est incomplet, un guide de démarrage remplace les graphiques vides : il vous dit quoi faire, au lieu de vous montrer des zéros.

Le BPF

Le bilan pédagogique et financier se génère sur un exercice daté. Les données qu'il exige — type d'action, catégorie, niveau, code NSF, statut de chaque stagiaire, heures, financeurs — ont été saisies au fil de l'eau au moment où elles avaient du sens, ce qui est la seule façon d'éviter la reconstitution de fin d'exercice.

15. QualioChat

Sur le plan Pro, un assistant conversationnel qui interroge les données de votre organisme sans passer par l'interface : entreprises, personnes, sessions, détail d'une session, parcours d'un apprenant. Conversations conservées, liste et tiroir de conversations, réponse en flux continu, et indicateur visible quand l'assistant consulte réellement vos données.

Ce dernier point est une question d'honnêteté : vous voyez la différence entre une réponse issue de vos données et une réponse générale.

Aujourd'hui, QualioChat lit. Les actions — envoyer des certificats, relancer des signataires — arrivent prochainement, sur le même plan.

16. Ce qui traverse toute l'application

100 % mobile. Téléphone et tablette, sans mode dégradé et sans fonctionnalité réservée au bureau. C'est une contrainte tenue écran par écran, y compris sur les écrans difficiles : la réorganisation des questions d'un formulaire, les actions du dossier de preuves, les tableaux financiers.

Un vocabulaire de statut partagé. Les badges et bandeaux d'état viennent d'un composant commun. Deux écrans ne peuvent pas décrire le même état avec deux mots différents, ni deux couleurs différentes.

Accessibilité. Chaque icône d'état porte un libellé lisible par un lecteur d'écran. La couleur et la forme ne portent jamais seules l'information — ce qui sert aussi les 8 % d'hommes daltoniens parmi vos apprenants et vos clients.

Une aide qui suit l'écran. Le bouton « ? » ouvre un panneau d'aide dont les articles correspondent à la page où vous êtes ; un raccourci clavier l'ouvre et le referme.

Des refus qui disent quoi faire. Un envoi, une signature ou un paiement qui n'aboutit pas est expliqué : ce qui manque, à qui, et où le corriger. Votre saisie est conservée.

Des états vides guidés, des squelettes de chargement, une confirmation avant chaque suppression. Supprimer une question d'un formulaire demande confirmation, parce que la remettre coûte plus cher que le clic évité.

Ce que QualioForm couvre du référentiel, et ce qu'il ne couvre pas

Le référentiel compte 7 critères et 32 indicateurs, dont 6 sont spécifiques aux CFA et à l'alternance (13, 14, 15, 20, 28, 29). Pour un organisme de formation classique, le dénominateur pertinent est donc de 26 indicateurs.

Couverts par une fonctionnalité directe : 4, 5, 6, 8, 9, 12, 19, 23, 24, 25, 26, 30.

Partiellement couverts : 1 (catalogue et programme produits, mais la diffusion publique de l'offre reste à votre charge), 2 (statistiques de questionnaires disponibles, publication des taux à faire), 7, 11, 17, 18, 21.

Pas encore couverts, et tous inscrits à la feuille de route : 3 et 16 (taux d'obtention et préparation aux certifications enregistrées), 10 (suivi des adaptations en cours de formation), 22 (plan de développement des compétences de l'équipe), 27 (gestion contractuelle de la sous-traitance), 31 et 32 (réclamations et amélioration continue).

Plusieurs de ces manques sont déjà en chantier, et rejoindront les plans existants sans supplément : voir ce qui arrive plus bas.

Ce que chaque document prouve

Document	Indicateurs servis
Programme de formation	1, 5, 6, 9, 19
Convention ou contrat de formation	1, 9
Convocation	9
Formulaire de pré-évaluation	4, 8
Feuille d'émargement signée et son annexe de preuve	12
Évaluations à chaud et à froid	11, 30
Certificat de réalisation	11
Registre de veille	23, 24, 25, 26
Bilan pédagogique et financier	Obligation légale distincte du référentiel

Les plans

Plan	Prix	Contenu
Découverte	Gratuit	2 sessions au total, toutes les fonctionnalités de base, émargement électronique illimité
Starter	49 € HT/mois ou 490 € HT/an	Sessions illimitées, signature électronique à distance jusqu'à 20 signataires par mois, support prioritaire sous 24 h ouvrées
Pro	89 € HT/mois ou 890 € HT/an	Tout le Starter, 40 signataires par mois, 3 utilisateurs, QualioChat en bonus

Le quota mensuel de signature à distance, compté en signataires, n'est pas un plafond dur : des packs d'extension de 6 signatures, à 18 € HT, s'achètent depuis l'application, de 1 à 10 à la fois, d'avance ou au moment où vous n'en avez plus. C'est un paiement ponctuel, qui ne change ni votre plan ni votre abonnement. Le quota du mois est consommé en premier ; les packs ne servent qu'ensuite, le plus ancien d'abord, et leurs signatures restent valables 12 mois. Un pic d'activité en septembre ne vous oblige donc pas à changer de plan à l'année pour un besoin de trois semaines.

La page des offres affiche en permanence ce qu'il vous reste : signatures du mois, solde des packs et date de la prochaine expiration.

Un autre point de tarification n'est pas anodin : les signatures d'émargement en séance ne sont jamais décomptées, sur aucun plan, y compris le plan gratuit. Seuls les devis, conventions et contrats envoyés en signature à distance eIDAS consomment le quota (un signataire pour un devis, signé par le client seul ; deux pour une convention ou un contrat), parce qu'ils ont un coût de prestataire par signature.

Le paiement est opéré par Stripe, et QualioForm ne stocke jamais vos coordonnées bancaires. Depuis le portail d'abonnement, vous changez de plan ou de période, modifiez votre carte, téléchargez vos factures et résiliez sans nous contacter ; après une résiliation, l'accès reste ouvert jusqu'à la fin de la période payée, et un bandeau vous propose de réactiver l'abonnement avant cette date.

Faire payer l'émargement à l'unité reviendrait à faire payer la preuve la plus fréquente et la plus obligatoire de votre métier. Un formateur qui hésite à lancer une campagne de signature parce qu'elle décompte quelque chose est un formateur qu'on pousse vers la feuille papier.

Ce qui arrive, et qui est déjà compris dans votre abonnement

Cet inventaire est celui d'aujourd'hui. Il ne le restera pas longtemps : un ensemble de fonctionnalités inédites est en cours de développement, et la grande majorité rejoindra les plans Starter et Pro sans supplément de prix. Elles ont toutes la même destination : fermer les indicateurs qui restent ouverts, jusqu'aux 32.

Les chantiers engagés, dans l'ordre où ils comptent pour un audit :

• la consolidation et la publication de vos taux de satisfaction et de réussite : désigner la question qui porte le taux, l'agréger sur l'ensemble de vos sessions plutôt que questionnaire par questionnaire, et le sortir de l'application pour le diffuser au public, ce que l'indicateur 2 exige. Les statistiques décrites plus haut en fournissent déjà la matière première ;
• le suivi des adaptations décidées en cours de formation — indicateur 10 ;
• les évaluations formatives structurées, pour prouver l'atteinte des objectifs autrement que par une note finale — indicateur 11 ;
• les pièces de qualification sur la fiche formateur : CV, diplômes, attestations, rattachés à la personne et datés — indicateurs 21 et 22 ;
• le registre des réclamations et son traitement tracé, adossé à la boucle d'amélioration continue — indicateurs 31 et 32 ;
• l'inventaire des moyens humains et techniques et la traçabilité de la coordination entre intervenants — indicateurs 17 et 18 ;
• la gestion contractuelle de la sous-traitance, sur des formateurs externes déjà identifiés comme tels dans le modèle — indicateur 27 ;
• pour les organismes qui préparent une certification enregistrée : les référentiels de certification, la préparation à l'examen et le suivi des taux d'obtention — indicateurs 7, 16 et 3 ;
• la diffusion publique de votre offre à partir du catalogue déjà saisi — indicateur 1.

Nous ne datons aucune de ces livraisons publiquement, et c'est volontaire : un organisme qui organiserait son audit sur une date annoncée par un éditeur prendrait un risque que nous refusons de lui faire prendre. Ce que nous annonçons, c'est la cible et l'ordre.

Hors référentiel, une arrivée proche est elle aussi comprise : les actions de QualioChat sur le plan Pro.

Les livraisons récentes donnent le rythme : le registre de veille décrit plus haut, qui couvre à lui seul quatre indicateurs, les statistiques de questionnaires, qui préparent le terrain de l'indicateur 2, puis, en octobre, les prospects et devis, la signature électronique des devis, les packs de signatures, les trois utilisateurs du plan Pro, la duplication des formations et des formulaires et la relance d'émargement. Toutes sont arrivées sans changement de prix.

Questions fréquentes

Le fil conducteur

Si vous relisez cette liste, une même idée revient sous des formes différentes.

Une preuve n'est jamais réclamée quand elle n'a plus de sens. Un compte n'est jamais affiché s'il n'est pas vérifiable à l'écran. Une moyenne n'est jamais donnée sans dire combien de personnes ont répondu. Une chaîne d'empreintes est décrite comme cohérente, jamais comme inviolable. Un enseignement de veille n'est jamais écrit à votre place.

C'est ce que veut dire « un logiciel bien pensé » pour un outil de conformité : ne jamais afficher une conformité que les données ne portent pas. Un tableau tout vert obtenu en assouplissant les règles ne vous aide pas le jour de l'audit. Il vous y envoie confiant, ce qui est pire.

C'est aussi pourquoi nous publions notre couverture avec ses trous plutôt qu'une promesse ronde. La cible est entière — les 32 indicateurs du référentiel — et chaque livraison en rapproche, sans jamais faire dire à un écran davantage que ce que vos preuves établissent.

Pour aller plus loin : ce que QualioForm apporte concrètement à un organisme de formation, et notre checklist de préparation d'audit.